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仕事に追われている人必見!|すぐにできる業務効率化6つのポイント

仕事に追われる人必見!|すぐにできる業務効率化3つのポイントフレームワーク
仕事に追われる人必見!|すぐにできる業務効率化3つのポイント

バックヤードに山のように溜まっている販促物、パンパンにファイリングされた業務連絡、期日の近い本部指示、出社した瞬間に残業が確定を悟るほどの納品の山。

店舗スタッフはもれなく、鬼ごっこでもそこまで追いかけられないだろうというくらいに、仕事に追われていると思います。

薄利多売である小売業の性質上、人件費をできるだけカットして利益の最大化を計らなければならないこともあり、十分なスタッフ数を揃えられないのが現状です。

まさに選択的万年人手不足。

限られた時間で仕事を終わらせるためには、自分で時間を作るか、時間の使い方を見直すしかありません。

そのためには、これまでの行動を見直すことが不可欠です。

今回は仕事で即実践できる、効率的に仕事を行うための3つの方法を紹介します。

参考:厚生労働省一般職業紹介状況について

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業務効率化6つのポイント

業務効率化のポイントは以下の6つです。

TODOリストはスケジュールに落とし込む

まず初めに、「TODOリストをスケジュールに落とし込む」とは、〇月〇日□時□分に△△をやる、というところまで決めてしまうということです。

TODOリストをスケジュールに落とし込むメリット

TODOリストをスケジュールに落とし込むメリットはずばり

■後回しにしなくなる

これにつきます。

  • 次月販売計画の作成
  • 次月シフト作成
  • 色褪せた販促物の取り換え
  • 新商品の差し込み
  • レジ前商品の入れ替え
  • 蜘蛛の巣取り
  • 草むしり
  • 本部指示の売価変更

やらなければならないことを、箇条書きにしていませんか?

しかも、空いた時間でやろうとしていませんか?

リスト化しただけでは作業を効率よく進めることはできません。なぜなら

  • いつまでやるか(期日)
  • 何からやるか(優先順位)

この2つが抜けているからです。

『超多忙な弁護士が教える時間を増やす思考法』ではTODOリストで起こりがちな問題に以下をあげています。

時間のかかる作業が後回しにされる

「次月販売計画の作成」を例に取ってみましょう、これは販売データの確認をしたりアイデア出しをしたりと、時間がかかりそうなことが前もってわかります。このような業務がTODOリストにあっても、時間がかかるからと後回しにされることが多いのです。

細かい作業はサクサク消化できるけど、時間のかかる作業はたとえ重要でも後回しになってしまうことは少なくありません。

やらなければならないことは、優先順位をつけた上でいつやるかまで決めてしまいましょう

「緊急度」と「重要度」のマトリックスの活用

「緊急度」と「重要度」のマトリックスとは、「優先順位」を付けるためのフレームワークです。

これは業務を

  1. 重要で緊急
  2. 重要ではないが緊急
  3. 重要だが緊急ではない
  4. 重要でも緊急でもない

の4種類に分ける考え方です。

【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|効率的に業務を行うために覚えておきたい〇つのこと
【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|仕事を効率的に行うために覚えておきたいこと:緊急度と重要度のマトリックス

上記の図のように仕分けした業務を

  1. 重要で緊急
  2. 重要ではないが緊急
  3. 重要だが緊急ではない
  4. 重要でも緊急でもない

の順番でこなしていきます。

『マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣』では「緊急度と重要度のマトリクス」の他にも仕事で使えるフレームワークがたくさん紹介されています。

ロジックツリーの活用による仕事の細分化

とはいえ、優先順位を付けただけでは、やはり時間がかかる業務をスケジュールに落とし込むのは難しいでしょう。「次月販売計画の作成」や「棚替え」など、数時間かかりそうな業務を、すぐにスケジューリングできるほどの余裕はそもそもありません。

そこで取り組みたいのが「業務の細分化」です。

例えば「次月販売計画の作成」なら、要素を

  • 接客
  • 売り場
  • 注力商品

に分解します。

そして「接客」であれば、さらに

  • 取り組みを継続すること
  • 改善すること

に分けて考えることができます。

ロジックツリーを使って細分化することにより、少ない時間で要点を絞ることができるようになります。

【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|効率的に業務を行うために覚えておきたいこと|仕事の細分化例
【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|効率的に業務を行うために覚えておきたいこと:仕事の細分化例

『【小売業】一生使える新入社員が学んでおきたいロジカルシンキング|理論的な物事の伝え方』ではロジックツリーやロジカルシンキングに関して説明しています。

要件は結論から話す

要点を結論から話すことはビジネスを効率化する上で大切です。

要点を結論から話すメリット

要点を結論から話すメリットは次の2点です。

  • 伝えたいことがわかりやすくなる
  • 要件を伝える時間が節約できる

話の伝え方には

  • 結論から話す
  • ストーリー仕立てで話す

の2種類がありますが、業務を効率よく行うために、仕事中は「結論から話す」を意識しましょう。

結論を後に持ってくる話の展開だと、あなたが何を伝えたいのかは、聞き手が話を最後まで聞かないとわからない為です。

Aさんがあなたに伝えます。
「今日は暑いですね。日中の最高気温は40℃になるそうです。もうすでに日差しも強いですよね!事務所も冷房をつけていてもなんだか熱く感じてしまうくらいです。私はいつもお茶を飲んでいるのですが、今日はスポーツドリンクも持参しました。ボディシートも買ったのでこれでなんとか乗り切ろうと思います。
ところで、従業員の熱中症予防にこまめな水分補給を注意喚起したほうが良いと思うのですがどうでしょうか?

Aさんが伝えたいことは「こまめな水分補給をするように従業員に注意喚起する」ということですが、非常に前置きが長くなっています。これでは要件の伝達に時間がかかってしまいますし、聞き手は内容を予測しながら聞かなければならないので疲れてしまいます。

この場合は

「本日は気温が高いので、熱中症対策にこまめな水分補給をするよう、従業員に注意喚起してはいかがでしょうか?」

で済みます。

結論から伝えることで、話し手と聞き手両方の時間が節約できるのです。

「結論から話す」の他に「ストーリー仕立てで話す」話し方がありますが、こちらは映画やテレビCM、漫才など聞き手や聴衆の感情を高めたい時に使います。映画で結論がら先に伝えてしまったら、面白くなくなってしまいますね。

PREP法(プレップ)の活用

「結論から話す」といっても、慣れていないと難しいもの。結論から話せるようになるためにはどうすれば良いのでしょうか。

それは「PREP(プレップ)法」を使うことです。

PREP法とは

  • 結論(Point)
  • 理由(Reason)
  • 事例(Example)
  • 結論(Point)

の頭文字を取ったもので、結論から話し始めて結論で締めくくる話法です。

PREP法の型を使うことで、話の展開を組み立てやすくなります。

先ほどの水分補給をPREP法に当てはめるとこうなります。

■結論(Point):こまめな水分補給をするように注意喚起をする。
■理由(Reason):今日は気温が高く、熱中症になるリスクが高い。
■事例(Reason):日中の最高気温が40℃まで上がる。冷房は付いているが暑く感じる。
■結論(Point):こまめな水分補給をするように注意喚起をする。

もちろんPREPの順序に則って全てを説明する必要はなく、相手の理解度に合わせて省略していただいてかまいません。

新入社員には細かく説明しなければいけない内容でも、ベテラン社員には簡単な説明で済むということもあります。

【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|仕事を効率的に行うために覚えておきたいこと:PREP(プレップ)法の使用例
【小売業】仕事に追われるのはもうイヤ!|仕事を効率的に行うために覚えておきたいこと:PREP(プレップ)法の使用例

「事実」「解釈」「アクション」で考える

仕事をする上では「要件から話す」の他に、「事実」「解釈」「アクション」の3点を分けて考えること、これらをセットで考えることも大切です。

「事実」「解釈」「アクション」の3つに分けて考えることのメリットは次の〇点です。

  • 事実が正しく伝わる
  • 話の筋が通りやすくなる
  • 自分の意見を伝えやすくなる
  • 主体的に動ける

店舗で事故が発生したときに、

「事故が発生しました。どうすればいいですか?」

では、事故の詳細も伝わりませんし、対応も丸投げです。

また、

「事故が発生しましたけど、大丈夫です。」

でも報告が大雑把過ぎて何が大丈夫なのかわからないですし、きちんと対応できるのか報告の受け手も不安になります。

「空・雨・傘」フレームワークの活用

、「事実」と「解釈」と「アクション」を分けて考えるためには、「空・雨・傘」のフレームワークを意識するのが効果的です。

「空・雨・傘」のフレームワークとは

「空」が曇っている(事実)から、「雨」が降りそうだ(解釈)。だから「傘」を持って行った方が良い(アクション)というように「事実」と「解釈」と「アクション」を端的にイメージしやすくする概念です。

事故が起きた時のことを「空・雨・傘」のフレームワークに当てはめることによって、

■空(事実):店舗駐車場西側でお客様の車がバックでフェンスに衝突。フェンスと車の後部に損傷あり。けが人なし。
■雨(解釈):事故対応とお客様への配慮が必要。フェンス修繕の緊急性は低そう。
■傘(アクション):警察への連絡、事故現場の写真撮影、お客様の連絡先を控える、誠意ある対応をする、報告書の作成

となります。

そして、以下は報告例です。

【空】:「事故の報告です。本日〇時□分に店舗駐車場西側で車による物損事故が発生いたしました。お客様の車がバックでフェンスに衝突し、車とフェンスに損傷が発生しました。けが人はおりません。」
【雨】:「お客様は取り乱した様子などはありません。フェンスも少しゆがんだ程度なので、事故による業務への支障はありません。」
【傘】:「警察への連絡と、事故現場の写真撮影、報告書の提出が必要と考えておりますが、このまま業務を進めてもよろしいでしょうか。」

このように伝えることで、聞き手も内容を把握しやすくなります。

伝えられた相手は、「報告書は本日中に提出してください」や「お客様に許可をもらって免許証のコピーをとらせてもらってください」など、フィードバックを出しやすくなります。

『コンサル一年目が学ぶこと 新人・就活生からベテラン社員まで一生役立つ究極のベーシックスキル30選』では元アクセンチュアの著者が教える、一生使える30個のベーシックスキルを学ぶことができます。

まとめ

いかがでしょうか。

今回は業務効率を上げるためにすぐにできる3つの方法をお伝えしました。

  • すぐにスケジュールに落とし込む
  • 業務に優先順位をつける
  • 業務連絡の無駄を省く

今回の記事で参考にした本や記事は以下の4つです。

どれもすぐに取り組めてすぐに効果を実感できますので明日から試してみてください。