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職場/現場で行う5Sのポイント

職場現場で行う5Sのポイントフレームワーク
職場現場で行う5Sのポイント

5Sは日本発祥の品質管理の手法と言われています。

不必要なアイテムや作業プロセスを識別したり整理する、整頓し、必要なアイテムやツールを効率的に配置する、職場環境の清潔や安全性を保つ、それらを継続し改善していく一連のプロセスを指します。

5Sを行うことで職場環境の改善や効率化につながります。

この記事では、職場で行える5Sのポイントついて解説しています。

今回の記事のポイント
  1. 5Sとは何か
  2. 5Sを行う際のポイント

この記事の執筆者の経歴は以下の通りです。

執筆者の経歴
  • 大手小売業3社で店長やスーパーバイザーを経験
  • 社員研修や新人店長育成経験あり
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5Sとは

多くの企業で取り入れられている5S。5Sとは以下の5つを指します。

5Sとは
  1. 整理
  2. 整頓
  3. 清掃
  4. 清潔
  5. しつけ

5Sを行うことで物を探す手間が省けるなどの効率化、異変に気付きやすくなるなど安全面や衛生面の向上、ストレスの低減など労働環境の改善につながります。

職場で「5Sを実行しよう」と繰り返し言われている方も多いと思います。しかし、いざやるとなっても具体的に何をすればよいのでしょうか。特に実務経験がまだ少ない時ほど迷ってしまいます。

以下、5Sのポイントを説明します。

整理

整理とは不要なものを捨てることです。

では、職場や現場で不要なものとは何でしょうか。「不要」の定義があいまいだと物が捨てられずに溜まってしまいます。

「不要なものとは何か」を決めることによって、必要なものと不要なものを取捨選択しやすくなります。

不要なものを決める時のポイントは以下の4つ。

期間が過ぎたものは捨てる

キャンペーン期間の終わった販促物(ポスターやはがき等)がバックヤードの隅っこに山積みになっていませんか?その他、保管期限の過ぎた伝票類や提出期限の過ぎた書類などがファイリングされたまま溜まっていないでしょうか。期限が過ぎたもの=不要なものです。

一定の期間が過ぎたら捨てる

研修で使った資料など、いつかまた使うかもと思ってずっと保管しているものはありませんか?

何となく捨てづらいなと思ってもそのようなものは意外と見直さないものです。

「またいつか」の可能性を考えたらキリがありません。余程特殊なものでもないかぎりは必要になったらまた用意した方がコスパが良いことがあります。

  1. 1年使わなかったものは捨てる
  2. 半年使わなかったものは捨てる
  3. 3カ月使わなかったものは捨てる

など、保管する期間を決めることで物の管理がしやすくなります。

一定の量を超えたら捨てる

その備品、本当に全部使いますか?

棚板や仕切り板などの什器類、ボールペンやクリップなどの文房具類、業務で必要なものは多々ありますが、全部使っていなければ保管のためだけにコストを負担していることになります。

通常の使用量以上のストックは捨てたり、必要な店舗や人に譲ることで事務所や倉庫をスッキリさせることができます。

再手配した方がコスパが良いものは捨てる

季節毎の販促物など、頻繁には使わないが定期的に必要になるものがあります(夏のクーラーボックスやクリスマスシーズンの装飾等)。

そのようなものは、保管しておくのと再手配(買い直すorレンタルする)のとどちらがコスパが良いのか比較しましょう。意外と再手配したほうがコスパが良い物が出てくるはずです。

整頓

整頓とは必要なものがすぐに取り出せるように、置き場所、置き方を決め、表示を確実に行うことです。

整理して身の回りをスッキリさせても必要なときに探すようでは困ってしまいます。

整頓のポイントは以下の4つ。

似たものはまとめる

文房具類は文房具、資料は資料、什器は什器で1~2か所にまとめて整頓するようにしましょう。

同じ場所にまとめることで量が可視化でき、必要以上に物を持っていないかの判断がしやすくなります。使用頻度の高いものは事務所に、使用頻度の低いものは倉庫になど、同じ種類のものでも使用頻度によって収納場所を変えるのはありです。その際も数日に1度使う、数週間に1度使う、数カ月に1度使うなど、使用頻度を明確にして収納するようにしましょう。

細かいものは箱や引き出しにまとめる

現場で仕事をしていると、納品の際に使われていた輪ゴム、伝票に使われていたクリップなど細かいものがたまりがちです。また軽作業で使うケーブルタイやスタンプのインクなど細かいものがどんどん増えてきます。細かいものはそのまま棚においても乱雑に見えるし紛失の原因になります。用途でまとめて箱や引き出しにしまうようにしましょう。

作業場の近くに置く

道具が必要になるたびに部屋から部屋へと移動して取りに行くのでは非効率です。ものを用途別にわけたら、すぐ使える場所に置いておくようにしましょう。収納を意識しすぎて作業効率が悪くなるのは生産性低下の原因になります。

ラベリングする

https://roomclip.jp/mag/archives/4759

私が職場で良く使っていたのは以下の3点。

▶テプラ

▶テプラテープカートリッジ12mm

▶テプラテープカートリッジ9mm

職場は複数人で仕事をする場所です。整理整頓したら、定位置管理ができるようにテプラなどでラベリングしましょう。ラベリングすることで誰が見てもわかりやすくなります。テプラを使うときはファイルの背表紙に使うなら9mmが、レターケースの引き出しなど大きな文字で見やすくしたいときは12mmを使用するのがおすすめです。

ファイルや引き出しではなく、段ボールなど大きな箱にものをまとめたときは、テプラではなく品も品目を記入した用紙を必要に応じてラミネートして貼り付けておくと管理がしやすくなります。

https://www.insatsuyasan.com/products/specialservice/seal.html

ラミネーターを選ぶときは多少値段が高くてもウォームアップ時間が短い方がストレスなく使用できます。

私のおすすめは以下の商品です。

▶『フェローズ ラミネーター Amaris A3』はフェローズのラミネーターの中でもハイスペックモデル。ウォームアップ時間が30秒、最短14秒でラミネートできるため生産性が上がります。

Fellowes(フェローズ)は1917年に米国イリノイ州シカゴで創業され、シュレッダーに代表されるビジネスマシーンからインターネット関連分野に至る幅広い製品を世界100ヵ国以上で販売しているグローバル企業。
https://fellowes.co.jp/pages/company

清掃

清掃とは掃除をしてゴミや汚れのないきれいな状態にすると同時に細部まで点検することです。

ゴミや汚れのの無いきれいな状態にすることで異変に気付きやすくなり、細部まで点検しやすくなります。清掃のポイントは以下の2点。

簡易清掃と徹底清掃を分けて考える

日々の清掃は日常の軽い汚れを落とすため、またはきれいな状態を保つためにします。ここでの清掃は良く使うものや場所を中心に行い、簡単な拭き掃除や掃き掃除など簡易清掃できれいな状態を保つようにします。そして、日々の清掃では落ちない汚れや状態になってきたら、床の黒ずみ落としや錆落とし、細部の汚れ落としなど徹底清掃を行います。

簡易清掃も徹底清掃もスパンを決めてどのくらいの頻度で行うのか決めておきましょう。

清掃・点検の項目を決めておく

簡易清掃や徹底清掃でどこをどの程度行うのかはあらかじめ項目を決めておいた方がスムーズです。

トイレ掃除を例に取ると

簡易清掃→便器・床の拭き掃除・床の掃き掃除・手洗い場の拭き掃除・ハンドドライヤーの拭き掃除

徹底清掃→便座を取り外しての清掃・便器の黒ずみ落とし・床の黒ずみ落とし・ハンドドライヤー内部の清掃・手洗い場や鏡の水垢落とし

のように分けて考えることができます。

清潔

清潔とはきれいな状態を維持することを指します。

きれいな維持するためには清掃のタイミングを適切に指定する必要があります。

清潔のポイントは以下の2つです。

清掃する時間帯を決める

清掃を習慣かするためには、清掃する時間を決めることが有効です。

小学校や中学校は、ホームルームの後に掃除の時間が設けられています。毎日同じ時間に掃除をすることで、無意識のうちにその時間になると掃除をしようという意識になります。習慣化して掃除を定期的に行う環境を作ることが大切です。

清掃する時期を決める

毎日掃除する必要のないものは(エアコンフィルターなど)は、掃除する時期を決めることでルーティンワークとして清掃することができるようになります。エアコンのフィルター清掃なら2週間に1度、店舗周辺の雑草なら3カ月に1度など時期を決めることが大切です。

しつけ

しつけとは決められたことを決められたとおりに実行できるよう、習慣づけることです。

結局清掃をするのは人になるので、スタッフ一同が同じような出来栄えで5Sを実行できる必要があります。

ではどうしたら「しつけ」を実現できるのかポイントは以下の4つです。

繰り返し伝える

ルールを守ってもらいたい時は繰り返し伝え続けることが重要です。その際はあいまいな部分がないよう具体的に伝えるようにしましょう。

「〇〇は■■に片付けてくださいね。」

「〇〇の掃除の際は■■の交換も一緒にしてくださいね。」

やらないでほしいことではなく、やってほしいことを明確に伝える

「〇〇しないでください。」「〇〇はしてはいけません。」という注意の仕方は実際に現場で良く行われています。これの何が良くないかというと、やってほしいことが明確に伝わらない点にあります。

「〇〇しないでください」と言われたので〇〇をしてはいけないことは理解しても、これでは何をすればよいか、どうすればよいかが明確でない為、言われた側は迷ってしまいます。

特に新人で質問力がなかったり、控えめな性格で聞き返すのが苦手な人は、自分が何をしたらよいかうまく確認できず、オロオロしてしまうことになります。

こうならないためにも、やってほしいことは明確に伝えるようにしましょう。

成果や感謝を伝える

人には「他者から認められたい、自分を価値ある存在として認めたい」という承認欲求が少なからずあります。

承認欲求(しょうにんよっきゅう)とは、「他者から認められたい、自分を価値ある存在として認めたい」という願望であり、「尊敬・自尊の欲求」とも呼ばれる。
承認欲求 - Wikipedia

5Sを行うことによって、その成果(整理がされている、仕事がしやすくなった、清掃が行き届いている等)お客様や社内から褒められたらフィードバックしてあげてください。

「トイレがきれいだとお客様からお褒めをいただきましたよ。」

「マネージャーが書類が見つけやすくなったと言っていましたよ。」

もちろん自分からもフィードバックするようにしましょう。

「整理がされているので、物が見つけやすく作業効率が上がってます。ありがとうございます。」

まとめ

今回の記事では以下の2点を解説しました。

今回の記事のポイント
  1. 5Sとは何か
  2. 5Sを行う際のポイント

5Sは一日にしてならず。

5Sを実践し、生産性の高い職場環境にしましょう。