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面接やプレゼンでも活用できる|ビジネスで使えるわかりやすい話し方9つのルール

わかりやすい話し方9つのルールコミュニケーションスキル
わかりやすい話し方9つのルール

仕事をしていると「話のわかりやすい人」と「話のわかりにくい人」がいます。人にわかりやすく説明するスキルはビジネスをする上で、自身の評価や業績を左右する重要なポイントになるでしょう。

顧客や上司同僚から「どういうこと?」と聞き返されるばかりでは、自分の評価を下げてしまい、売れる物も売れなくなってしまい、社内評価も低くなってしまいます。採用面接などにおいても、わかりづらい説明やアピールは良い印象を持たれないでしょう。

仕事をしていると「話のわかりやすい人」と「話のわかりにくい人」がいることに気づきます。

結論は同じでも、そこにたどり着くまでの話の展開がわかりづらいく要点がつかめないと「話のわかりづらい人」という印象をもたれてしまいます。

なぜこのようなことが起こるのでしょうか。

その原因を私は以前は個人の能力に起因するものだと思っていましたが、最近になってそれは「いかに相手の立場で物事を考えられるか」なのではないかと考えるようになりました。

「相手の立場に立って」相手が疑問を持たないようにいかにかみ砕いて説明するか、相手に合わせた説明ができるかが「わかりやすく話せる人」になるポイントなのです。

わかりやすい話し方とわかりにくい話し方の違いは何でしょうか。わかりやすく話すコツを押さえて上手な話し方ができる人になりましょう。

わかりやすく話すポイントは以下の9つ。

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わかりやすい話し方9つのルール

わかりやすい話し方9つのルール
わかりやすい話し方9つのルール

事実と主観を分ける

説明に必要な事実関係を話しているつもりが、いつのまにか自分の意見や感想を入れてしまうことはありませんか?話す人の意見・感想が求められるケースであっても、事実と意見の使い分けをしないと、聞く相手が混乱してしまいます。

「目的地まで3kmです。」という説明は事実ですが、「目的地まではそんないに遠くないよ。」というのは主観です。

仕事をしていると部下から「○○さんは仕事でミスが多いんですよ!」と言われることがありますが、この報告はもっぱら主観であり客観的な事実に基づくものではありません。

この場合は「○○さんは3件に1件は書類の記載ミスがある」と伝えるほうが、聞き手にはミスの程度が伝わりやすいです。

主観を伝えるのであれば

「○○さんは3件に1件は書類の記載ミスがあり、これはスタッフの平均と比べると多い割合です(事実)。その後の訂正などの手間暇を考えると、○○さんには提出前の書類のチェックフローを見直していただく必要があると考えていますがいかがでしょうか?(主観)」

というように、事実を伝えたあとに伝えるようにしましょう。

結論から話す

映画を例にとるとわかりやすいですが、映画はクライマックスが最後に来ます。

結論が最後にくるため、鑑賞中は先が読めない展開に心躍らされます。

しかし仕事において結論を最後に話すのは好ましくありません。なぜなら、簡潔に用件を伝えられない=「話がわかりづらく」なるからです。

「来月のセミナーに参加しますか?」と聞かれたときに、わかりやすく説明できる人は「参加します/しません」と結論から答えます。一方で「話がわかりづらい人」は「このセミナーって定期的に開催しますよね?」などと結論とはズレたところから話をします。

この場合質問者が求めている回答が得られないために、「話が分かりづらい人」という印象を持たれてしまいます。

初めに全体像を伝える

わかりやすい話し方:初めに全体像を伝える
わかりやすい話し方:初めに全体像を伝える

新しいキャンペーンが始まったときに、「話のわかりやすい人」は「このキャンペーンはシールを10枚集めると特典がもらえるキャンペーンです。」と全体像を伝えることができます。

一方で「話のわかりづらい人」は「このキャンペーンは300円分買うとシールが1枚もらえて…」というように細部から説明を始めます。そのため、細部をつなぎ合わせないと全体像が見えてきません。

詳細Aがあって、詳細Bがあって…というように、詳細から説明していくと、聞き手が頭の中で話の全体像を組み立てなければなりません。そのため聞き手に話の全貌を把握するための負担を強いることになります。

そのような話し方をすると、話がわかりづらい人という印象を与えてしまいます。

話をするときは、全体像から詳細へと相手に合わせて内容を掘り下げていくようにしましょう。

具体的に話す

わかりやすく話を伝えるためには具体的に話をすることが必要です。

例えば売上対策について聞かれたときに

「季節的に○○が売れるのでその中でも売上構成の高い△△を売り込みます。それと昨年は取りこぼした□□を併売することによって売り上げの増加を狙います。」などのように具体的に返答することができます。

一方で「話のわかりづらい人」は「売れるやつを売って、欠品を減らします。」のように、回答が抽象的です。

部下を持つ立場の人でも具体的に話ができない方がいます。

「ここ整理しといて!」や「お客様対応はしっかりしましょう!」という指示も抽象的ですので、「わかりやすく」伝える場合は具体的に説明するようにしましょう。

5W1Hを伝える

5W1Hがはっきりしていないと、聞き手が話の内容を把握しづらくなることがあります。

例えば以下の文章。

「○○さん!トラブルが発生しました!どうしますか!?」

これでは、どこでトラブルが発生したのか、いつ発生したのか、だれが関わっているのかなどの詳細が不明です。

このような場合は、聞き手が詳細を補う質問をする必要があり、全体像を把握するまでに時間がかかります。

日常的に5W1Hが欠けた話し方をすると、「話がわかりづらい人」になってしまいます。

主語を省かない

報告を受ける際に

部下A「お客様に1点商品を渡し忘れてしまって…」

上司「お渡しする前に入れ忘れの確認はしなかったんですか?」

部下A「いや、私じゃなくて渡し忘れたのはBさんなのでわからないです。」

ということは少なくありません。

主語が無いと「誰がそれをしたのか」などの詳細が不明瞭になり、内容の把握がスムーズにできなくなります。

話を伝えるときは「誰が」それをしたのかは常に明確にすることで、わかりやすく話を伝えることができます。

相手に合わせた言葉遣いをする

「話のわかりやすい人」相手に合わせた言葉遣いができます。

例えば食べ物のおいしさを伝えるだけでも、「お店のような味」「すごく」「やばい」「コクがある」「出汁がきいてる」「もちもち」「とろける」「ジューシー」など様々な表現でおいしさを伝えることができます。

相手が理解しやすい表現を使うことによって、伝えたいことが伝わりやすくなります。

聞き手の理解していないコミュニケーションは自己満足でしかありません。

話のわかりにくい人は、相手によって言い方を変えることができません。

相手の理解力に応じた言葉遣いをするようにしましょう。

相手に合わせた言葉遣いのポイントは相手がよく使うワードを用いることです。

ひとつの話題ごとに話をする

話のわかりやすい人は、ひとつの話題が終ってから次の話題に移ります。

例えば「トラブルの再発防止策」について話しているのであれば、その話題が終わってから次の日の話題に移ります。

話のわかりづらい人は「でもその案で部長の承認が得られますかね?」などと、「トラブルの再発防止策」から「承認」に話題をすり替えます。

このように複数の話題を行ったり来たりすることで、話がわかりづらくなります。

ひとつの話題をきちんと終わらせてから次の話題に移るようにしましょう。

相手の理解度に合わせて話をする

インターネットは IP を用いた広域コンピュータネットワークである。すなわち、各コンピュータに割り振られたIPアドレスを宛先とした通信方式により形成される、世界規模の情報通信網がインターネットである。ウィキペディア

上記はウィキペディアから抜粋したインターネットに関しての説明文です。これを読んでインターネットの定期を理解できたでしょうか。

話のわかりやすい人は相手の理解度に合わせて文言を工夫したり、比喩表現を使って相手が理解できるように伝えることができます。

例えば相手が「IP」を理解していない様子であれば、「IP」を省略したり「各コンピュータはそれぞれを識別できるような仕組みになっていて」などと言い方を変えることができます。

話のわかりにくい人は、相手の理解度に合わせずに、画一的な説明をしてしまいがちです。

まとめ

いかがでしょうか。

今回の記事はわかりやすい話し方における9つのルールを解説しました。

特に部下や後輩を持つ立場の方は、話し方を見直すことで組織全体の生産性向上につながることもあります。

自己実現に向けて、しっかり学んで成長しましょう。